mercoledì 30 aprile 2014

Email che funzionano: Come scrivere un email correttamente.

Cosa distingue un messaggio che funziona dalla pletora di spam e email inutili che riceviamo ogni giorno?

Un messaggio email funziona se e quando il destinatario:

1. lo distingue a vista d’occhio dallo spam, e quindi
2. lo apre con l’intenzione di leggerlo
3. ne comprende il significato e risponde di conseguenza (cioè inviando le informazioni e/o compiendo le azioni richieste da chi ha scritto.

L’ultimo punto presuppone il fatto che chi scrive si sia posto la domanda “Cosa voglio ottenere con questo messaggio?”, e abbia chiara in testa la risposta.

Spendere anche solo qualche secondo per mettere bene a fuoco cosa vogliamo ottenere ci aiuta a fare la prima cosa importante: scrivere un “oggetto del messaggio” che sia chiaro e comprensibile, e non assomigli a spam o a un mailing di massa.

L’oggetto del messaggio

Quindi se la regola numero zero della scrittura di email è quella di evitare di mandare messaggi senza oggetto (poche cose sono indisponenti quanto dover aprire un messaggio solo per capire di cosa parli…), vediamo come creare “oggetti efficaci” a seconda del nostro obiettivo.

Quando chiedete informazioni dite subito cosa volete sapere, evitando il generico “Richiesta informazioni”. Meglio specificare “Richiesta informazioni sui vostri corsi”, “Acquisto stampante laser – richiesta preventivo”.

Se mandate un invito non scrivete semplicemente “Invito”, ma spiegate subito cosa, dove e quando: “Invito a seminario su Enterprise 2.0, 12 aprile 2010, Ravenna”.
Quando segnalate un problema ricordate che una sintetica descrizione del tipo di problema (esempio: “Problema sulle caselle di posta”, “Problemi imprevisti nello sviluppo del modulo e-commerce”) aiuta chi riceve sia a valutare l’urgenza della cosa sia a decidere al volo se può gestirla direttamente o deve/può delegare la soluzione ad altri.

Quando inviate dei dati, invece di scrivere pigramente “Invio dati richiesti”, o addirittura “Dati”, specificate che si tratta di “Dati da mettere nella pagina CONTATTI del sito” o di “Dati per la fatturazione” o dei “Dati che mi hai chiesto per il report vendite” Se avete bisogno di aiuto e chiedete a qualcuno di contribuire a un progetto, partecipare a un’iniziativa, mandarvi dei materiali, non conviene indisporlo menando il can per l’aia… Con cortesia ma in modo assertivo arrivate subito al punto: “Puoi mandarmi i dati vendite dell’ultimo trimestre?”; “Vorremmo averti come relatore al convegno di giugno sul web marketing”; “Mi aiutate a organizzare la prossima GGD Romagna?”

Il messaggio

Evitate di scrivere email che abbiano più di un obiettivo: se dovete mandare dei dati e anche prendere accordi per un appuntamento, scrivete due messaggi diversi, diminuendo la probabilità che il vostro interlocutore vi risponda di fretta sul primo punto senza accorgersi del secondo (capita più spesso di quanto si possa immaginare…).

Se scrivete a qualcuno che non vi conosce bene, date qualche riferimento che lo aiuti a capire chi siete e a che titolo lo contattate: “Ci siamo conosciuti al seminario TalDeiTali; le scrivo perché, vista la sua esperienza nel settore XY, mi piacerebbe coinvolgerla in un progetto a cui sto lavorando”.

Allegati

Vagliate con attenzione critica la necessità di ogni singolo allegato. Se state per allegare un documento Word di mezza facciata, quasi sicuramente fareste meglio a copincollarne il contenuto dentro il messaggio stesso: verrà letto subito e rischierà un po’ meno di essere bloccato da filtro antispam.
Non mandate mai allegati pesanti a persone che non ve li abbiano chiesti espressamente, soprattutto se non vi conoscono direttamente, a meno che il vostro obiettivo non sia quello di farvi odiare a prima vista.

Chiusura e firma

Al termine dell’email è quasi sempre oppurtuna e utile una last call to action che richiami il motivo del messaggio: “Mi auguro che voglia essere dei nostri, e se è così mi confermi la cosa chiamandomi o scrivendomi (trova sotto i miei recapiti)”; “Come ti scrivevo sopra, vorrei concludere il lavoro la settimana prossima, quindi ti chiedo di fare il possibile per mandarmi quei
dati entro martedì”; “Può mandarmi la scheda per email, e se ha bisogno di chiarimenti mi chiami pure in ufficio”.

La firma deve contenere gli elementi utili per sapere chi siete e come contattarvi, e cioè tutto quel che serve (e ben poco altro: i messaggi con due righe di testo e quaranta fra firma e disclaimer legale sono piuttosto ridicoli).

Less is more

E infine: se volete che le vostre email funzionino, scrivetene di meno.
Se qualcuno vi scrive cinque volte al giorno, tenderete dopo un po’ a cestinarlo automaticamente nella cartella “logorroici”; chi invece scrive una volta alla settimana, o una al mese, gode di un’attenzione ben più alta.
Social network, chat, Skype, SMS, Intranet, Yammer sono tutti strumenti che possono aiutarvi a gestire le microcomunicazioni che “fanno andare avanti le cose”, senza intasare le caselle di posta.
A differenza della vecchia posta di carta, l’email costa apparentemente poco a chi scrive ma viene pagata da chi legge con la moneta del tempo e dell’attenzione, oggi sempre più scarsa e preziosa: chiedetela quando serve davvero!

Come gestire le password senza impazzire

Provate a pensare a tutte le password, codici di accesso e PIN che dovete ricordare: una o più caselle di posta elettronica, Skype, Facebook e gli altri social network, l’homebanking, il pannello di amministrazione del vostro sito, l’area riservata dell’associazione di categoria, i siti di e-commerce che vi richiedono una registrazione, una decina di servizi online a cui vi siete iscritti…
Come fate a ricordare tutte queste password? Siete sicuri di essere al sicuro?

Vediamo innanzitutto cosa NON dovreste fare:

1. Scrivere tutte le password su un post-it attaccato al video o in un file PASSWORD.TXT salvato sul vostro computer: come farsi fregare le password insieme al computer, o da un tecnico poco serio che deve ripararlo oppure perdere il file per un guasto improvviso dell'hard disk!
2. Usare dappertutto la stessa password: come se mettessimo la stessa toppa in tutte le porte delle nostre case, garage, automobili ecc...
3. Salvare le password su Firefox (senza criptarle): chiunque acceda al tuo pc può vederle "in chiaro".

Che fare allora? Ecco un sistema per usare password sempre diverse ma facilmente memorizzabili, e alcuni strumenti che vi permetteranno di conservare i vostri dati al riparo da occhi indiscreti, ma al tempo stesso a portata di mano, in qualunque momento, solo per voi.

A. Costruite le vostre password seguendo una regola:

Invece di usare la stessa password per tutti i servizi, costruite una regola da applicare per generare password sempre diverse. Ad esempio, se le vostre password sono composte da un prefisso sempre uguale (ma non banale), seguito da un certo numero di caratteri che dipendono dal nome del servizio che state usando, magari modificato in qualche modo, non avrete problemi a ricostruirle in ogni momento.
Banalizzando, se tutte le vostre password sono costruite unendo “abc123″ alle prime tre lettere del nome del sito, la password per Amazon.com sarà “abc123ama”, quella per Skype “abc123sky”, e così via.
Potete complicare un po’ la regola, in modo che non sia così direttamente intuibile, ma dopo pochi giorni sarete in grado di usare tutte le vostre password senza un momento di esitazione.

B. Usate un “portachiavi criptato”

Ci sono molti sistemi che permettono di memorizzare in forma criptata tutti i propri account.
Alcuni sono servizi online: io uso Clipperz (www.clipperz.com) e mi trovo benissimo, ma ce ne sono altri, ad esempio Passpack (www.passpack.com); altri sono software da scaricare sul proprio computer, come KeePass (www.keepass.com). Si tratta di software che usano algoritmi per cifrare i dati memorizzati, fornendo allo stesso tempo un’interfaccia comoda per registrare le varie credenziali di accesso e usarle velocemente (spesso con un click su un pulsante “collegamento diretto”): in questo modo, impostando una sola chiave di sicurezza (che sarà una frase abbastanza lunga e complessa da risultare difficile da scoprire), si entra nel proprio “portachiavi criptato” e ci si può concedere il lusso di usare password veramente difficili, ad esempio quelle create dal generatore automatico di password fornito dal sistema stesso.
Sia Clipperz che Passpack funzionano online su collegamento sicuro https, e tutto il processo di codifica e decodifica delle credenziali attraverso gli algoritmi di cifratura avviene nella memoria temporanea del browser, quindi al server vengono inviati dati già criptati (cioè: i gestori del servizio non possono avere la più pallida idea di quali dati avete memorizzato). Entrambi i sistemi offrono la possibilità di scaricare una copia in sola lettura del proprio archivio di password, da usare quando si è offline o da portare con sè su una chiavetta USB; naturalmente, anche la copia locale richiederà la chiave di cifratura personale. È anche possibile generarsi chiavi di cifratura “usa e getta”, utilissime quando si debba usare il sistema su computer di estranei: la chiave “usa e getta”, anche se intercettata, non sarà più utilizzabile da nessuno. Memorizzare tutte le proprie password all’interno di un “portachiavi critptato” richiede un minimo impegno, paragonabile a quello di fare un cambio di stagione nel guardaroba, ma è ampiamente ripagato in termini di sicurezza e serenità: trovate quindi un pomeriggio da dedicare a questo lavoro, e sarà tempo ben speso.